工作中你有没有过这样的时刻？领导安排一个任务，让你半个小时之后完成上交，同事给你递过来十份文件让你帮忙复印一下，突然办公桌的电话响了，需要你下达一个临时任务。而此时你手头还正在写着今天下午就要上交的稿件，电脑的便签上还有好几个代办事项
此时的你是不是感觉压力爆棚了？然而，当你以为全部搞定了任务之后，你却突然发现，忘了一件最重要的事没有完成。
问题的症结就在于，如果你想什么都搞定，那大概率你什么都搞不定。每个人接收信息和处理信息的能力是有限的，所以在一个单位时间内能做到的最好的事情并不多。
此时，你可能需要试试用GTD时间管理体系来帮助你解决这些令人焦头烂额的事情，什么是GTD 呢？世界著名时间管理大师戴维·艾伦在《搞定1：无压力工作的艺术》这本书中介绍了GTD时间管理系统，GTD的意思就是Getting Tings Done,把事儿办了。
其中的核心就是写下相关事项、决定下个步骤、列清单和回顾清单。通过建立一个事项处理体系来帮助自己管理事物，释放我们大脑的压力，帮助我们提高工作效率从而更好的利用时间。
和我们以往学习到的时间管理四象限等理论不同的是，GTD理论强调的是建立一个外脑，养成一个收集习惯，确保你需要完成的每一项任务都记录在工作篮里，而不是花时间来回想你需要完成的任务。
给大脑减
如果我们把所有的事情都交给大脑来处理，大脑就会杂乱无章。因为大脑保存材料的能力是有限的。大脑中肩负短期记忆的那部分组织负责存储没有组织安排好的材料,它的功能类似于个人计算机中的RAM（随机存储器）。
你的意识就好像是计算机的CPU（中央处理器），是一个负责处理的工具，而不是一个存储场所。你每次只能考虑两三件事情，但是那些未处理完的事务仍然存储于短期记忆空间里。所以，要想让大脑高效工作，就像让CPU高速处理任务一样，必须保证RAM里的排队任务尽量减少。
这时候我们就需要借助一个外脑来帮助我们实现记忆存储功能，我们要用的时候再去外脑当中搜索调取就可以了。那么为了搭建好外脑，我们需要让外脑使用的过程变成更具有操作性的流程化模式，帮助我们把更多的精力放在内容产出上。
给自己一个工作篮
其实我们会发现，我们最大的挫败感往往来自失去了对生活的掌控感。大多数的事情，很少会由于时间匮乏而受阻，陷入困境往往是因为我们没有预先明确下一步的行动而造成的。所以我们并不是没有时间，而是没有将真正的明确每件事情需要耗费的时间成本和下一步应该如何行动。
所以，我们需要六个步骤来形成流程化的外脑工作模式，从而更好的增加对生活的的掌控感。这六个步骤分别是：1.准备工作；2.收集阶段；3.清理阶段；4.组织整理；5.回顾阶段；6.执行阶段。
首先，你需要安排整块的时间来启动一个自我管理的计划，这个时间完完全全的留给做计划这件事。同时，做一个专门独立的工作区，比如你的书房，把所有和工作学习不相关的事情都清理出去，不要让这些问题占用你大脑的内存。把你的饰品、玩具、零食等等统统清理出房间。
接下来你需要准备一个日程表，这个日程表就是你的工具篮，用来装你所有悬而未决的事情。你可以使用笔记本来记录，也可以利用印象笔记等这样的工具来做记录。确定了工具之后，接下来我们就需要把有悬而未决的事情全部收集在这个工作篮里面，列出来清单释放你大脑。
比如说你这个月电费还没交啦，汽车保险快到期了、家里的米面快用完了等等这些随时会蹦出来的待办事项。总之就是要把所有所有的代办事项全部都装在这个工作篮里。
当你选择好一个要长期使用的工作篮之后，就要去清理你的事项工作篮，对其中的事项进行分析。看看每一个事项需不需要采取行动，不需要的就丢掉或者达到待办条件的就放在将来清单里。
如果需要采取下一步行动的，我们就来看看下一步需要采取什么样的行动？这个行动在两分钟之内能不能完成，如果可以完成就立即执行，如果不能完成就委派他人或者延迟处理，如果是需要多步骤的任务，就可以变成一个项目进行策划。
通过在任务开展之前就对任务进行一个结果预判，这对完成任务会有很大的帮助。比如你现在正在学习，这个时候突然弹出来一个邮件需要你回复，你在接收到这个新任务的时候就可以大致看一下内容。
如果2分钟之内需要你快速回复你也能快速完成，那你就可以快速的完成它，如果看完内容你发现要回复的内容太复杂了，那就把它放在我们的工作篮里设置好预估完成时间。完成学习任务之后再去对工作篮进行回顾，从而解决这个问题。
把握三个原则
最后，当我们利用了时间管理的方法来帮助我们管理日常事务和时间的时候，我们一定要牢牢把握住3个原则。
1.养成收集的习惯。多进行一些收集的工作，把所有未完成的工作都放在一个工作篮里。任何未收集到，未完成的事务，同样都会产生心理压力，消耗宝贵的精力。
2.确定下一步行动。当一个组织习惯于将下一步行动是什么作为一个标准问题时，他会自然而然地在效能、生产率、透明度等方面获得显著的提高。无论问题多大多严峻，你总可以向解决它们的方向迈出小小的一步，这就足以消除那种束手无策的感觉。
3.学会关注结果。关注结果的技巧就是学会在脑海中对结果做出正面的预期，并且以此影响实践。我们需要用结果思维来定位目标，明确我们真正要到达的方向，从而运用逆向思维，让过程为结果服务。